Prosessien kehittämistyön avuksi on saatavilla monenlaisia tietoteknisiä välineitä.

Prosessien kuvaaminen: Prosessien kuvaaminen käy hyvin ilman erityisiä ohjelmistoja. Tuotokset on hyvä silti tallentaa sähköisestikin. Prosessikuvaukset ja niihin liittyvät taustatiedot voi tallentaa tavallisilla toimisto-ohjelmilla, kaaviot esimerkiksi PowerPointilla. Moni käyttää kaavioiden tekemiseen Microsoftin Visio-ohjelmaa.

Koska prosessit on tarkoitettu useampien kuin yhden ihmisen käyttöön, on prosessikuvaukset hyvä viedä johonkin yhteiseen paikkaan, esim. intranetiin. Tämä on hyödyllistä varsinkin siinä vaiheessa, kun prosessityö laajenee yksikön sisältä organisaation laajuiseksi.

Prosessien kuvaamiseen on olemassa monia erityisohjelmia. Suomalaisia välineitä ovat mm. IMS ja QPR. Näissä on mahdollista tallentaa kuvaukset yhteiseen tietovarastoon.

Maailmanlaajuisesti hyväksi havaittuja ja monipuolisia mallinnusvälineitä ovat esimerkiksi ProVision ja Mega. Suomessa Aris on paljon käytössä.

Ilmaisohjelmiakin kehitetään koko ajan. Prosessikaavioita voi tehdä vaikkapa avoimen lähdekoodin Bonita-ohjelmistolla tai BizAgilla.

Bisnessäännöt: Usein muuttuvia bisnessääntöjä ei kannata upottaa prosessikuvauksiin. Säännöt voi yleensä ylläpitää toimisto-ohjelmilla, mutta hyvin sääntöriippuvainen organisaatio voi harkita erityisen bisnessääntöohjelmiston (Business Rules management Tool) hankintaa sääntöjen dokumentointiin ja hallintaan. FICOn Blaze Advisor on yksi esimerkki.

Prosessien automatisointi: Markkinoilla on tarjolla ns. BPMS (Business Process Management Software/Suite) –ohjelmistoja pitkälle prosessityössään ehtineiden organisaatioiden tarpeisiin eli prosessien automatisointiin ja seurantaan. BPMS tarkoittaa yleensä joukkoa ohjelmia, jotka mahdollistavat prosessikaavioiden tekemisen, bisnessääntöjen hallinnan, mittarimäärittelyt ja monitoroinnin sekä prosessien suorittamisen. BPMS on usein ohjelmistokehitysympäristö ja siten IT-ammattilaisten työkalu. Prosessin automatisoinnit ovat isoja kehitysprojekteja. Useat isot ohjelmistoyritykset, kuten IBM, SAP, Microsoft, SoftwareAG ja Oracle tarjoavat myös BPMS-ohjelmistoja, mutta muitakin merkittäviä toimittajia on.

Alun perin BPMS-ohjelmistoja kaavailtiin bisneskäyttäjän välineeksi. Muutama tämäntyyppinen on nykyäänkin olemassa, vaikkakin vähemmistönä, esimerkkeinä Intalio ja Nimbus. Nämä ovat edellisiä yksinkertaisempia ja helppokäyttöisempiä ja soveltuvat dynaamisten prosessien määrittelyyn, ajoon ja seurantaan.

Ohjelmistot kehittyvät nopeasti ja alue muuttuu yritysostojen myötä. Joitakin ohjelmistoja on saatavissa myös osina, siis BPMS-paketista voi ostaa vain esimerkiksi bisnessääntöohjelman.

Lisätietoa: Business Process Trends –sivuilta on saatavissa raportteja prosessivälineistä. Sandy Kemsley on kerännyt esittelyitä ohjelmistoista.

Anna palautetta osoitteella info@paunia.fi!